Améliorer les capacités de gestion stratégique : Valorisant la planification stratégique avec l’atelier de compétences en facilitation de la PASAI

Auteur : La Revue de l’INTOSAI

Introduction:

L’une des activités du programme de l’Association des institutions supérieures de contrôle du Pacifique (PASAI) consiste à veiller à ce que toutes les institutions supérieures de contrôle des finances publiques (ISC) membres élaborent et mettent en œuvre leurs propres plans stratégiques complets et réalistes. Cependant, les ISC peuvent manquer d’aptitudes et de capacités à développer leurs propres plans stratégiques et opérationnels, ainsi qu’à établir des cadres permettant de contrôler et de faire rapport sur leurs performances par rapport à ces plans. En février 2023, trois ISC membres n’avaient pas de plan stratégique, et cinq avaient des plans stratégiques qui devaient expirer dans l’année. 

La PASAI aide ses ISC membres à élaborer des plans stratégiques en leur apportant un soutien à la fois au niveau de l’ISC et par le biais de programmes régionaux. Au fil des ans, la PASAI a soutenu les ISC en utilisant ces deux modalités.

La PASAI est intervenue pour fournir aux ISC membres le programme « Enhancing Strategic Management Capabilities », un programme régional de sept mois visant à renforcer les capacités des ISC à gérer le processus de développement et de gestion de la stratégie organisationnelle, et à promouvoir la pensée stratégique au sein des ISC. L’un des principaux objectifs du programme était de permettre aux ISC de s’approprier le processus d’élaboration de la stratégie et de leur donner les moyens d’élaborer leurs propres plans stratégiques et opérationnels avec l’aide de l’équipe de facilitation du programme. Six ISC ont participé au programme : Chuuk, Palau, Guam, Kosrae, Pohnpei et Tuvalu.

Pour démarrer le programme, la PASAI a organisé un cours en ligne d’une semaine ouvert à tous les membres du personnel de chaque ISC. Cette première étape s’est concentrée sur l’acquisition de connaissances fondamentales, où les participants se sont engagés dans des modules d’apprentissage pour se sensibiliser aux processus de gestion stratégique, y compris la communication et la gestion du changement. 

En mars 2023, la PASAI a organisé un atelier en personne à Guam pour aider les ISC à développer de solides compétences en matière de facilitation de processus pour les chefs d’ISC et leur personnel sélectionné. L’atelier intitulé « Empowering Facilitation Skills » était une approche dynamique et pratique conçue pour permettre aux ISC de développer des compétences essentielles pour devenir des facilitateurs de processus efficaces, et être en mesure de gérer la facilitation des processus de planification stratégique au sein de leurs propres ISC. 

Développement des compétences de facilitation :

Le cœur de l’atelier a tourné autour du développement des compétences de facilitation. La PASAI reconnaît l’importance de donner aux ISC les moyens de faciliter les sessions de planification stratégique en interne, afin de s’assurer que les ISC disposent non seulement des connaissances théoriques, mais aussi des compétences pratiques nécessaires pour guider efficacement le processus de planification stratégique. 

L’atelier sur les compétences de facilitation, animé par Pritom Phookun, facilitateur du renforcement des capacités de Empower By Design, a commencé par la mise en place d’un environnement ouvert, axé sur les objectifs, qui a facilité l’apprentissage et la participation active. 

L’Auditeur public de Guam, BJ Cruz, a prononcé le discours d’ouverture, soulignant l’engagement de Guam en faveur de la planification stratégique. M. Cruz a souligné l’importance de la publication d’un plan stratégique et d’un plan annuel à Guam. Le geste de bienvenue et les vœux de réussite de la semaine ont donné un ton positif à l’atelier.

En découvrant les qualités, les connaissances, les compétences et les attitudes qui font un facilitateur compétent, les participants à l’atelier ont appris à poser des questions pertinentes, à écouter efficacement et à répondre de manière appropriée. La discussion sur le rôle des facilitateurs externes a mis en évidence l’importance de prévenir les préjugés et de s’assurer que les bonnes questions sont posées. Les participants ont appris qu’ils n’avaient pas besoin d’être des experts en la matière pour être de bons facilitateurs d’une discussion sur un sujet donné. 

L’autonomisation, selon l’atelier, implique un grand engagement, une exploration approfondie et une concentration constante sur les objectifs. L’instauration d’un climat de confiance entre les facilitateurs et les participants est cruciale pour la réussite des initiatives de planification stratégique. L’atelier a encouragé les participants à se demander non seulement s’ils font bien les choses, mais aussi s’ils font les bonnes choses.

L’atelier de facilitation avait une approche pratique de l’apprentissage, et les participants ont été encouragés à mener des discussions objectives en utilisant leurs compétences nouvellement acquises en matière de formulation de questions, d’écoute et de réponse sur un thème choisi par leurs petits groupes de travail. Les facilitateurs ont veillé à ce que chaque personne ait la possibilité de partager son point de vue, ont posé des questions pour approfondir le sujet et ont écouté ce que chacun avait à dire, au lieu de faire part de leurs propres opinions dans la conversation. 

Les participants ont également appris les meilleures pratiques pour donner et percevoir un retour d’information, d’une manière encourageante, éducative et responsabilisante, ainsi que pour gérer efficacement les comportements difficiles des participants et les impliquer de manière positive dans les sessions de développement stratégique. En perfectionnant leurs compétences en matière de retour d’information et en comprenant comment aborder les situations difficiles, les facilitateurs seront en mesure de maintenir la confiance du groupe et de continuer à améliorer les discussions ouvertes sur le développement stratégique. 

Dans le cadre de l’atelier de facilitation, chaque participant a ensuite planifié, préparé et pratiqué ses propres sessions de facilitation au cours des deux derniers jours de l’atelier, ses collègues participants lui fournissant un retour d’information constructif sur la manière dont il pourrait encore s’améliorer.

Conclusion:

Après l’atelier, les participants ont été encouragés à appliquer les connaissances et les compétences acquises au cours des étapes précédentes pour créer des plans stratégiques adaptés aux défis et aux opportunités uniques de leurs ISC respectives.

Après l’atelier ESMC à Guam, les ISC ont travaillé à l’élaboration de leur plan stratégique, de leur plan opérationnel (première année de leur plan stratégique) et de leur cadre de suivi et d’évaluation. Les ISC ont élaboré un plan de travail qui détaille les activités et les délais d’élaboration de ces documents. Entre mars et décembre 2023, les ISC ont mis en œuvre leurs plans de travail avec l’aide et les conseils à distance du consultant. L’une des activités clés de l’élaboration des plans stratégiques a été la consultation des principales parties prenantes de l’ISC. 

L’objectif principal de l’atelier de Guam était de renforcer les compétences de facilitation de l’équipe de planification stratégique afin qu’elle puisse animer des consultations avec ses parties prenantes, et la plupart des ISC ont finalement organisé des consultations dans le cadre d’un atelier avec les parties prenantes. Un important travail de préparation a été effectué avant les ateliers. Les ISC ont préparé leurs plans pour les consultations, y compris la structure, la conception et les questions à discuter. Ces plans ont été revus par le consultant avant la tenue des ateliers, afin de garantir la pertinence et la qualité des consultations. À ce jour, toutes les ISC ont achevé l’élaboration de leur plan stratégique, de leur plan opérationnel et de leur cadre de suivi et d’évaluation, à l’exception de Guam, qui est en train de finaliser son plan opérationnel au début du mois de février 2024. 

Le programme a été couronné de succès au niveau de l’ISC et de la région, et a soutenu trois ISC qui n’avaient pas de plan stratégique. Pour les ISC de Chuuk, Kosrae et Palau, les plans stratégiques qu’elles ont élaborés sont les premiers. L’une des priorités stratégiques de la PASAI est que les ISC disposent d’un plan stratégique complet et réaliste pour remplir leur mandat et qu’elles soient en mesure de mettre en œuvre leurs plans stratégiques et de rendre compte de leurs performances par rapport à ceux-ci. Sur les 20 ISC que compte la PASAI, une seule n’a pas de plan stratégique à ce jour, mais la PASAI a pour objectif de soutenir cet effort au cours de l’année 2024. 

L’atelier de facilitation de la PASAI est une initiative essentielle pour donner aux ISC les moyens d’entreprendre de manière indépendante une planification stratégique. La combinaison du renforcement des connaissances, du développement des compétences et de l’application pratique garantit que les ISC du Pacifique sont bien préparées à relever les défis du paysage de l’audit. Grâce à des efforts de collaboration et à des partenariats stratégiques, la PASAI vise à renforcer les capacités des ISC de la région du Pacifique.

Vous pouvez consulter l’album photo complet de l’atelier de facilitation PASAI ici.