Digitalizando la supervisión de los contratos públicos: la Oficina del Auditor General de Somalia abre nuevos caminos
Por: Noor Ali Farah, Director de Relaciones Públicas, EFS de Somalia
Un hito en la reforma del sector público
La Oficina del Auditor General de Somalia (EFS de Somalia) ha logrado un hito significativo al implementar el Sistema de Gestión de Contratos (SGC) digital, que representa un paso clave en la promoción de la transparencia, la rendición de cuentas y la eficiencia operativa de todos los organismos públicos. Como parte de una agenda de reformas más amplia en materia de gestión de las finanzas públicas, el SGC simboliza el compromiso de Somalia con la modernización de las estructuras de gobernanza y está alineado con la dinámica global hacia una digitalización de la supervisión en el sector público. La presente experiencia puede servir de valiosa lección a otros miembros de la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), especialmente a los de países en desarrollo o frágiles, donde la creación de sistemas transparentes sigue siendo una prioridad acuciante.
Superando los retos heredados
Antes de esta iniciativa, la gestión de contratos en el sector público de Somalia dependía, en gran medida, de sistemas manuales. Los procesos manuales, basados en papel, eran muy poco eficientes, provocaban retrasos frecuentes y aumentaban el riesgo de fraude e incumplimiento. La falta de coherencia en el seguimiento de los contratos y de un sistema unificado dificultaban la verificación de su conformidad o la realización de auditorías oportunas, lo que iba en detrimento de una supervisión efectiva y abría las puertas a la mala gestión de los recursos públicos. Estos problemas se vieron agravados por la falta de “memoria institucional”, puesto que la documentación a menudo estaba incompleta o su obtención durante las auditorías resultaba muy difícil.
Habiendo reconocido estos problemas sistémicos, la EFS de Somalia lideró el desarrollo y la implementación del SGC estableciéndolo como piedra angular de la agenda general de reformas del sector público de Somalia. El Auditor General de la República Federal de Somalia, S.E. Ahmed Isse Gutale, destacó que el SGC “representa un paso crucial en pro de fortalecer la gobernanza y asegurar que los recursos públicos se gestionen con integridad”. La decisión de pasar a la supervisión digital obedece a una estrategia encaminada a eliminar ineficiencias y crear sistemas que puedan evolucionar al ritmo de las crecientes capacidades de gobernanza del país.
Creando un sistema a medida para producir impacto
El SGC fue desarrollado en base a exhaustivas consultas con los organismos públicos, socios internacionales para el desarrollo y expertos en auditoría a efectos de garantizar un modelo que se ajustara tanto a las normas internacionales como a las necesidades institucionales específicas de Somalia. El SGC es más que una solución tecnológica – es un habilitador estratégico capaz de reforzar la supervisión y restaurar la confianza pública en la gobernanza. Su interfaz intuitiva y el acceso en función de los correspondientes roles de usuario permiten al personal autorizado consultar datos de los contratos de forma segura y en tiempo real. Esto no solo ha supuesto una mayor visibilización de los contratos, sino que además ha estrechado la colaboración interinstitucional.
La participación de las partes interesadas en el proceso de desarrollo del sistema ha resultado crucial. En los diferentes ensayos del sistema y en los circuitos de retroalimentación tomaron parte tanto funcionarios públicos y responsables de los contratos como asesores jurídicos y expertos en tecnologías de la información (TI). Este enfoque inclusivo no solo aseguró la solidez técnica del SGC, sino también su adecuación práctica a los flujos de trabajo y a las realidades de la prestación de servicios públicos en Somalia. El resultado: un sistema sólido que respalda la rendición de cuentas desde el inicio de un contrato hasta su finalización.
Impulsando la eficiencia y la transparencia
Desde su lanzamiento, el SGC ha aportado mejoras decisivas en varios frentes. En primer lugar, el sistema incorpora verificaciones automatizadas del cumplimiento de las normas legales y de las regulaciones, lo que ha reducido sustancialmente las posibilidades de fraude. Las irregularidades, como la falta de aprobación o la duplicidad de objetos contractuales se marcan ahora en una fase muy temprana, permitiendo a los auditores intervenir antes de que los problemas se agraven. En un caso, por ejemplo, el SGC marcó de forma automática un contrato de gran envergadura que carecía de la debida autorización, lo que motivó la auditoría oportuna y la adopción de medidas correctivas antes de efectuarse desembolso alguno.
La mejora de la eficiencia ha sido considerable y, lo que antes tardaba semanas o meses en ser aprobado, ahora se resuelve en cuestión de días. La plataforma digital centralizada se encarga de agilizar la documentación, realizar actualizaciones inmediatas y racionalizar las aprobaciones, lo que reduce la carga administrativa de manera significativa. Este cambio de flujos de trabajo manuales a flujos automatizados ha permitido a los auditores y responsables financieros reasignar tiempo a las tareas de supervisión estratégicas y de evaluación del rendimiento.
Además, el SGC ha contribuido a la transparencia al ofrecer un repositorio central de información sobre contratos, accesible a todas las partes interesadas autorizadas. Esto ha impulsado una actitud más abierta en todos los organismos públicos y potenciado una cultura de la responsabilidad. Asimismo, la posibilidad de generar informes y análisis en tiempo real ha habilitado a la EFS para tomar decisiones basadas en datos. Mediante la identificación de tendencias de contratación, valores atípicos y deficiencias de conformidad, los auditores pueden priorizar las auditorías basadas en riesgos y centrarse en las debilidades sistémicas en vez de en minucias meramente administrativas.
Reforzando las capacidades y la supervisión
Por otra parte, la implementación del SGC tuvo un impacto transformador en términos de capacidades de nuestra entidad. Su puesta en marcha estuvo acompañada de una capacitación exhaustiva de todo el personal de la EFS, mejorando su alfabetización digital y afianzado una cultura de aprendizaje continuo. Esta inversión en capital humano ha reforzado las competencias de la entidad de cara a gestionar y mantener el sistema a largo plazo. Las sesiones de formación no solo se limitaron a la EFS, sino que incluyeron a personal de otros ministerios y departamentos gubernamentales, contribuyendo así a institucionalizar las prácticas de supervisión digital en el conjunto del sector público.
Cada transacción y cada modificación queda registrada meticulosamente por el SGC, generándose una pista de auditoría a prueba de manipulaciones. Esto ha resultado especialmente útil para rastrear el ciclo de vida de los contratos e impedir que ningún cambio no autorizado pase desapercibido. En la práctica significa que cada entrada en el sistema lleva un sello de tiempo y está vinculada a un usuario específico, lo que permite una rendición de cuentas a nivel forense, antes imposible. Esta trazabilidad es esencial en las investigaciones post-auditoría y ha refrendado el efecto disuasorio contra la manipulación.
Primeros éxitos notables
Los primeros resultados han sido alentadores. Hasta la fecha, se han tramitado más de 100 contratos a través del SGC y el plazo medio de aprobación se ha reducido de más de 30 días a menos de 10. El sistema ya ha ayudado a marcar varios contratos por falta de conformidad, y todos ellos han sido investigados con prontitud. Esta inédita eficiencia se ha traducido en una prestación de servicios más rápida en sectores clave como la sanidad, la educación y las infraestructuras, en los que los retrasos pueden tener un impacto directo sobre el bienestar de la ciudadanía.
Al mismo tiempo, el SGC ha facilitado una coordinación interinstitucional más estrecha. Ahora, todos los organismos públicos trabajan partiendo de una única fuente de datos, eliminándose así las redundancias e incoherencias de las que antes adolecía la gestión de contratos. Gracias al SGC, los contratos gestionados conjuntamente, por ejemplo, por los ministerios de Hacienda y de Sanidad, pueden rastrearse sin fisuras, facilitando una mejor coordinación de los plazos de adquisición, la presupuestación y las entregas.
Como caso remarcable cabe mencionar el de un ministerio en el que la implantación del SGC sirvió para detectar a tiempo las discrepancias entre el gasto previsto y el real. Utilizando el dashboard de análisis del SGC, los auditores pudieron intervenir rápidamente y, gracias a ello, se renegoció el correspondiente contrato, ahorrando al erario público una suma de dinero nada desdeñable.
Lecciones para la comunidad de la INTOSAI
La experiencia de la EFS de Somalia ofrece ideas prácticas para otros miembros de la INTOSAI que estén considerando reformas digitales similares. Una lección clave es la de empezar poco a poco. El hecho de haber realizado una prueba piloto del sistema dentro de un ámbito limitado permitió la identificación temprana de posibles problemas y el perfeccionamiento gradual antes de su lanzamiento a gran escala. El enfoque de implantación por fases garantizó que los usuarios se familiarizaran con el sistema al mismo tiempo que los desarrolladores recababan su feedback para afinar las funcionalidades.
La inversión en capacitación resultó igual de importante. Al procurar que tanto los auditores como los usuarios conocieran las funcionalidades del sistema, se propició una adopción más fluida y un uso más efectivo. Incluso se creó un equipo de atención al usuario para responder a sus consultas, impartir cursos de actualización y recabar retroalimentación para la mejora continua. Este sistema de soporte ayudó a salvar la brecha digital y favoreció el compromiso de los usuarios a largo plazo.
Otra enseñanza clave es la relevancia del “contexto”. Sin dejar de lado las mejores prácticas internacionales, el SGC fue diseñado a medida del marco jurídico y de las capacidades institucionales de Somalia. Esta adaptación a lo “local” garantizó la pertinencia y usabilidad del sistema. Además, la implicación de las partes interesadas a lo largo de todo el proceso de desarrollo e implantación promovió el sentido de propiedad y una confianza que fueron vitales para el éxito del sistema.
De cara a otros miembros de la INTOSAI, en particular a los que operan en entornos frágiles, la experiencia somalí pone de relieve la viabilidad y los beneficios de la supervisión digital, aun en un contexto de recursos limitados. Adoptando un enfoque gradual fundado en la colaboración y la sensibilidad contextual, las Entidades Fiscalizadoras Superiores podrán aprovechar la tecnología de un modo eficaz en pos de la mejora de la rendición de cuentas.
Mirando hacia delante: una perspectiva de integración e innovación
La EFS de Somalia planifica ampliar la integración del SGC con otras plataformas digitales nacionales, incluidos los sistemas de contratación pública y de gestión financiera. Esto proporcionará una perspectiva más global del gasto público y reforzará la responsabilidad general en la prestación de servicios. La integración de los datos de contratación y de pagos permitirá a los auditores rastrear el ciclo de vida financiero completo de un contrato, desde la licitación y adjudicación hasta su liquidación y finalización.
El Auditor General Gutale, por su parte, ha manifestado su interés por aprovechar tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para seguir fortaleciendo las capacidades de análisis predictivo y de detección de fraude del SGC. Estas innovaciones podrían ayudar a reconocer patrones de posibles irregularidades a través de múltiples contratos, proporcionando a los auditores alertas sobre problemas sistémicos en una fase temprana y antes de que se manifiesten en forma de pérdidas económicas.
Asimismo, la EFS está estudiando la creación de un dashboard de acceso público que posibilite a los ciudadanos y a las organizaciones de la sociedad civil consultar información clave de los contratos. Una iniciativa de este tipo no solo promovería la transparencia, sino que alentaría también el compromiso cívico en el monitoreo de los recursos públicos.
La trayectoria de la EFS de Somalia en su camino hacia la digitalización de la supervisión de contratos demuestra cómo la tecnología puede capacitar a una EFS para cumplir su mandato con mayor efectividad. En un contexto frágil como el somalí, el SGC es un poderoso ejemplo de cómo la innovación, el compromiso y la colaboración pueden propiciar un cambio institucional profundo. Conforme prosiguen las reformas, el SGC se erige como símbolo de la determinación de Somalia de forjar un sector público más transparente, responsable y eficiente.
