Mejorando la eficiencia de las auditorías financieras: un solo informe en lugar de 27

Autora: Laila Kikuste

Introducción

En respuesta a las demandas de la sociedad y a las tendencias mundiales, la Oficina Estatal de Auditoría de Letonia (EFS de Letonia) ha iniciado la transformación más significativa de su operativa de auditoría en las dos últimas décadas.

A fin de mejorar la eficiencia e impulsar la especialización de los recursos humanos, las tareas de la auditoría financiera se han centralizado en una única unidad estructural. Antes, las auditorías financieras se ejecutaban con la intervención de todos los departamentos de auditoría. La remodelación realizada ahora refleja un compromiso estratégico con la modernización de las prácticas de auditoría, el fortalecimiento de las capacidades institucionales y la garantía de una mayor coherencia, calidad y repercusión del proceso de auditoría financiera.

Así pues, se pasará a hacer una única auditoría financiera y se elaborará un único informe de auditoría, que contendrá una única opinión sobre los estados financieros anuales consolidados de la República de Letonia, lo que incluye los informes anuales de todos los ministerios estatales, organismos de la Administración central, municipalidades y personas públicas derivadas.

Antecedentes

En virtud de la Ley de la Oficina Estatal de Auditoría y de la Ley de Gestión Presupuestaria y Financiera, la EFS de Letonia tiene que ejecutar cada año y dentro de los plazos estatutarios establecidos, auditorías financieras de los estados financieros de los ministerios y organismos de la Administración central. Asimismo, tiene que preparar y presentar al Parlamento de Letonia un informe de auditoría y una opinión sobre los estados financieros anuales consolidados del Estado.

¿Cuál era el enfoque anterior?

Cada año, la EFS de Letonia recurría a 13 secciones de fiscalización para llevar a cabo sus auditorías financieras. Al estar organizada en seis departamentos, divididos a su vez en 17 secciones, resulta que tres cuartas partes de las secciones participaban en auditorías financieras. Estas auditorías solían ir desde el verano u otoño de un año hasta abril del año siguiente y, como resultado, se tenían que producir 27 informes: 14 sobre los estados financieros anuales de los ministerios, 12 sobre los estados financieros anuales de los organismos de la Administración central y uno sobre los estados financieros anuales consolidados del Estado. Es decir, un total de 27 informes y opiniones de auditoría a completar. Paralelamente a las labores de auditoría financiera, las secciones implicadas también realizaban auditorías de cumplimiento y de rendimiento.

¿Por qué la remodelación?

La razón por la que la EFS de Letonia empezó a plantearse cambios en el proceso de auditoría financiera fueron los resultados de las auditorías financieras más recientes, que apuntaban a que la calidad de los estados financieros anuales redactados por los ministerios y organismos de la Administración central había mejorado sensiblemente. Se había estabilizado, por ejemplo, el número de opiniones no modificadas emitidas por la EFS de Letonia sobre la exactitud de los estados financieros anuales, al igual que el número de informes de auditoría en los que la EFS no había detectado deficiencia alguna en su elaboración. En los tres ejercicios precedentes, tan solo en uno o dos casos de un total de 26 opiniones se habían detectado errores significativos o limitaciones del alcance en los estados financieros anuales, en los que resultaba imposible determinar el importe exacto del error. De media, en un 63 % de los casos, los auditores no habían identificado ninguna cuestión susceptible de ser incluida en un informe de auditoría (informes de auditoría elaborados sin hallazgos). Estos avances fueron el fruto de la labor de cooperación entre ministerios, organismos de la Administración central y la EFS de Letonia. Cerca del 95 % de los errores constatados por los auditores ya son corregidos o tratados durante el propio proceso de auditoría financiera, una práctica que se prevé que continúe.

Por otra parte, durante los últimos años la Hacienda Pública y los organismos del Estado han emprendido una serie de acciones para materializar muchas recomendaciones importantes, tales como la optimización del marco regulador mediante la adopción de una parte sustancial de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) o la mejora de los procesos que constituyen los prerrequisitos de un sistema de control interno bien organizado y de la adecuada preparación de los estados financieros anuales. Asimismo, la Hacienda Pública está implementando un proyecto de centralización de la contabilidad de todos los organismos estatales.

También ha ido disminuyendo el número de recomendaciones formuladas en las auditorías financieras. En sus valoraciones de los estados financieros anuales de 2021, la EFS de Letonia emitió 20 recomendaciones de mejora, y en 2022, 21 recomendaciones. Estas son cifras relativamente bajas en comparación con las del período 2016-2020, en el que se emitieron un total de 180 recomendaciones.

Además, diversas experiencias internacionales han demostrado que la centralización de la función de auditoría financiera en una única unidad de la EFS redunda en resultados positivos, incluida la mejora de la coherencia y la eficiencia.

Todo lo expuesto hasta aquí es lo que ha motivado a la EFS de Letonia a revisar y optimizar su enfoque de auditoría financiera, con el objetivo último de asegurar unos estados financieros anuales correctos con menos recursos y poder reorientar así los recursos liberados a las auditorías del rendimiento.

¿Cómo se llevaron a cabo los cambios?

Desde el punto de vista formal, todo el proceso duró de junio de 2022 a mayo de 2025; a nivel práctico, sin embargo, se inició mucho antes, con estudios de viabilidad, debates y estimaciones previas.

En el período comprendido entre junio de 2022 y mayo de 2025, hubo que enmendar la Ley de la Oficina Estatal de Auditoría y, a continuación, realizar los ajustes correspondientes en los actos internos de reglamentación. En general, fue preciso:

(1) cambiar el enfoque de auditoría, lo que incluía revisar la materialidad y los niveles de garantía, así como modificar la forma de determinar el alcance de auditoría;

(2) optimizar el propio proceso de auditoría, lo que incluía centralizar el mayor número posible de pasos y procedimientos de auditoría y proceder a una normalización de los programas de auditoría;

(3) implementar cambios estructurales, lo que incluía rotar y especializar al personal.

Como parte integrante de la optimización del proceso de auditoría, se dedicó un esfuerzo considerable a la normalización de los programas de auditoría y al desarrollo de soluciones para el análisis de datos automatizado. Se constituyeron múltiples grupos de trabajo internos con los auditores de la EFS de Letonia, que culminaron su labor con el desarrollo de ocho programas de auditoría normalizados y siete herramientas para el análisis de datos automatizado. También se adquirieron tres herramientas de auditoría a un desarrollador de programas externo. Todo ello representa un gran paso adelante para asegurar que el equipo trabaje con un enfoque unificado y sea capaz de manejar un mayor volumen de datos.

Igual relevancia tuvo la reforma estructural de la EFS, que refundió la anterior estructura de 13 secciones involucradas en la auditoría financiera en un único departamento compuesto por tres secciones, que opera ahora como un solo grupo –unificado– de auditoría financiera. Mientras que antes eran 93 empleados (entre auditores y dirección) los que participaban en las auditorías financieras, parcial o totalmente, y a distintos niveles, incluido el de la dirección, en la actualidad son 31 los que se dedican a ello a tiempo completo, cuatro de ellos en funciones directivas.

Lecciones aprendidas

Las auditorías financieras serán realizadas por un único departamento, formado por tres secciones que operarán como un único grupo de auditoría (unificado). Una vez finalizada la auditoría, se elaborará un único informe, que incluirá también la opinión pertinente. Hemos aprendido que:

1. El tiempo importa. Cualquier cambio significativo en la estructura y en los procesos de una organización requiere tiempo para su implementación efectiva, pues no solo implica ajustes en los procedimientos, sino también cambios en la mentalidad, los roles y los métodos de colaboración en su conjunto. Asimismo, estos cambios inciden en las partes interesadas externas y exigen su alineación, incluida la necesidad de enmiendas legislativas, un proceso que es intrínsecamente lento.
2. El personal importa. Resulta fundamental hablar abiertamente con los empleados y explicarles en detalle los cambios que se van a producir, a fin de evitar dudas y malentendidos. Al atender las preocupaciones y propiciar un diálogo transparente, podemos asegurarnos de que todo el mundo esté en la misma sintonía y, en última instancia, minimizar así el porcentaje de personal cualificado que, debido a la incertidumbre, decida marcharse de la entidad. Igual de importante es la implicación activa del personal en los aspectos prácticos de la transformación. Su participación en actividades como la normalización de los programas de auditoría permitió a todos entender y asimilar mejor el propósito de los cambios, y darse cuenta de las ventajas que éstos reportarían. El personal experimentado es nuestro mayor activo, y sus conocimientos y su pericia serán claves para superar con éxito esta transformación.
3. Los recursos importan. Estos cambios nos permiten asignar más recursos a las auditorías de cumplimiento y del rendimiento, así como hacer un uso más eficiente de los recursos destinados a la auditoría financiera.
4. La innovación importa. La normalización de los programas de auditoría y el desarrollo de soluciones para el análisis de datos automatizado constituyen un enorme paso adelante en la mejora de la eficiencia y la exactitud. Gracias a ello, ahora es posible auditar mayores volúmenes de forma más efectiva y, al mismo tiempo, mantener la coherencia, lo que permite a todos los equipos trabajar con un enfoque unificado. Esta modernización no solo racionaliza el propio proceso, sino que además refuerza la calidad general de las auditorías.

Nos embarcamos en esta desafiante transformación iniciando nuestra nueva singladura el día 1 de mayo de 2025. Ahora bien, lo que siegue permaneciendo como una constante es, por supuesto, nuestro firme compromiso con el progreso y con la aportación de un valor añadido a través de nuestra labor en beneficio de la sociedad.