{"id":23579,"date":"2023-12-14T18:30:43","date_gmt":"2023-12-14T23:30:43","guid":{"rendered":"https:\/\/intosaijournal.org\/?post_type=journal-entry&#038;p=23579"},"modified":"2023-12-14T18:30:23","modified_gmt":"2023-12-14T23:30:23","slug":"aussagekraeftigere-nachweise","status":"publish","type":"journal-entry","link":"https:\/\/www.intosaijournal.org\/de\/journal-entry\/aussagekraeftigere-nachweise\/","title":{"rendered":"Aussagekr\u00e4ftigere Nachweise"},"content":{"rendered":"\n<p><em><em>von Loren Yager und Martin Alteriis, Zentrum f\u00fcr Pr\u00fcfungsexzellenz der ORKB der Vereinigten Staaten von Amerika<\/em><\/em><\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Einf\u00fchrung<\/h2>\n\n\n\n<p>Eines der Hauptmerkmale von Rechnungskontrollbeh\u00f6rden und Pr\u00fcfberichten ist die starke Gewichtung von Nachweisen zur Untermauerung der Erkenntnisse und Empfehlungen. Daher sollte s\u00e4mtlichen Techniken, die das Potenzial bergen, diesen Nachweisen mehr Aussagekraft zu verleihen, hohe Priorit\u00e4t einger\u00e4umt werden. Eine M\u00f6glichkeit, dieses Potenzial zu ermitteln, besteht darin, drei der von Rechnungskontrollbeh\u00f6rden zur Erhebung von Nachweisen verwendeten Techniken genau unter die Lupe zu nehmen: Umfragen, Leitfadeninterviews und Datenerhebungsinstrumente (vom Englischen \u201edata collection instruments\u201c kurz DCI).&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Umfragen stellen f\u00fcr Rechnungskontrollbeh\u00f6rden ein unglaublich wertvolles Hilfsmittel dar, wenn die ben\u00f6tigten Informationen in schriftlichen Quellen nicht zu finden sind. Die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung einer Umfrage ben\u00f6tigten zeitlichen und sonstigen Ressourcen schr\u00e4nken ihre Verwendungsm\u00f6glichkeiten jedoch ein. Demgegen\u00fcber hat es den Anschein, dass ein besseres Verst\u00e4ndnis von Leitfadeninterviews und Datenerhebungsinstrumenten das Potenzial hat, Pr\u00fcfungen ohne derartig gro\u00dfe Investitionen rigoroser zu gestalten. So verwenden Rechnungskontrollbeh\u00f6rden in der Regel bei all ihren Pr\u00fcfungen in irgendeiner Form Interviews. Schon geringf\u00fcgige Ver\u00e4nderungen zur Strukturierung des Prozesses k\u00f6nnen ohne gro\u00dfartige zus\u00e4tzliche Investition von gro\u00dfem Nutzen sein. Ebenso findet im Zuge vieler Pr\u00fcfungen irgendeine Art der Einsichtnahme statt, sei es in physische R\u00e4umlichkeiten oder in beh\u00f6rdliche Dokumente. Der Einsatz eines strukturierteren Ansatzes, zum Beispiel eines DCI, k\u00f6nnte den Erkenntnissen ohne zus\u00e4tzlichen zeitlichen oder sonstigen Aufwand ebenfalls mehr Aussagekraft verleihen.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Abbildung&nbsp;1: Arten h\u00e4ufig verwendeter Datenerhebungsmethoden<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.001.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23581\" srcset=\"https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.001.jpeg 960w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.001-300x169.jpeg 300w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.001-768x432.jpeg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Umfragen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Umfragen k\u00f6nnen bei der Erhebung von Pr\u00fcfungsnachweisen ein n\u00fctzliches Hilfsmittel darstellen, insbesondere wenn es keine andere M\u00f6glichkeit gibt, diese Art der Informationen zu gewinnen. So stellen Umfragen oft die einzige M\u00f6glichkeit dar, Daten \u00fcber die Meinung der Befragten zu erheben. Ganz allgemein bieten Umfragen die M\u00f6glichkeit, Erfahrungsberichte pr\u00e4ziser zu erfassen. Auf eine gewisse Weise erm\u00f6glichen es Umfragen, Erfahrungsberichte in \u201eDaten\u201c zu \u00fcberf\u00fchren.<\/p>\n\n\n\n<p>Der Nachteil ist, dass Umfragen, deren Qualit\u00e4t hoch genug ist, um als Pr\u00fcfungsnachweise zu dienen, in der Ausarbeitung und Umsetzung teuer sowie zeitaufwendig sind. Einer der gr\u00f6\u00dften Unterschiede zwischen Umfragen und den anderen beiden Erhebungsmethoden ist, dass das Pr\u00fcfteam nicht anwesend ist, wenn die Befragten die Umfrage ausf\u00fcllen. Demgegen\u00fcber werden Leitfadeninterviews und Datenerhebungsinstrumente von Mitgliedern des Pr\u00fcfteams angeleitet bzw. ausgef\u00fcllt (siehe Abbildung&nbsp;1). Diese Unterscheidung wirkt sich auf die ben\u00f6tigte Zeit f\u00fcr die Vorbereitung sowie das Vorabtesten einer Umfrage aus. Da das Team nicht anwesend ist, um etwaige Fragen zu beantworten, m\u00fcssen die Fragen der Umfrage so gestaltet und umgesetzt werden, dass sie zu keinerlei Verzerrung oder Verwirrung f\u00fchren und eine angemessene R\u00fccklaufquote erzielen.<\/p>\n\n\n\n<p>Abbildung&nbsp;2 enth\u00e4lt eine Darstellung der f\u00fcr die erfolgreiche Durchf\u00fchrung einer Umfrage ben\u00f6tigten Schritte, wobei der Zeitaufwand stark variieren kann, je nach Faktoren wie der Gr\u00f6\u00dfe und Erfahrung des Pr\u00fcfteams, Komplexit\u00e4t sowie Sensibilit\u00e4t des Themas und Gr\u00f6\u00dfe sowie Zug\u00e4nglichkeit der Zielgruppe.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Abbildung&nbsp;2: Wichtige Schritte bei der Durchf\u00fchrung einer Umfrage<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.003.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23586\" srcset=\"https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.003.jpeg 960w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.003-300x169.jpeg 300w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.003-768x432.jpeg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Es gibt Situationen, in denen Umfragen die beste verf\u00fcgbare Methode zur Erhebung der f\u00fcr die Pr\u00fcfung erforderlichen Nachweise darstellen. Jedoch erfordert der Einsatz einer Umfrage \u2013 wie jede Entscheidung, die eine gro\u00dfe Investition beinhaltet \u2013 eine genaue Kosten-Nutzen-Analyse im Vergleich zu anderen Methoden zur Erhebung von Pr\u00fcfungsnachweisen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Leitfadeninterviews<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Demgegen\u00fcber gibt es andere Datenerhebungsmethoden, die gro\u00dfes Potenzial aufweisen, ohne gro\u00dfartige zus\u00e4tzliche Investition f\u00fcr mehr Aussagekraft zu sorgen. Eine davon kann \u201eLeitfadeninterview\u201c genannt werden. Es unterscheidet sich von normalen Interviews, da es oft irgendeine Kombination aus offenen und geschlossenen Fragen enth\u00e4lt. Die geschlossenen Fragen enthalten eine bestimmte Anzahl an Antwortm\u00f6glichkeiten: ja\/nein, Ausma\u00df (gro\u00dfes, mittleres oder geringes Ausma\u00df) etc.<\/p>\n\n\n\n<p>Mit Leitfadeninterviews k\u00f6nnte das Nachweiserhebungsverfahren aussagekr\u00e4ftiger gestaltet werden, da die Teams einige der gleichen Auswahl- und Umsetzungstechniken anwenden k\u00f6nnen, die auch bei Umfragen zum Einsatz kommen. Daraus ergibt sich, dass in der Ausarbeitungsphase der Interviews mehr Zeit ben\u00f6tigt wird. Denn das Ziel besteht darin, vor dem Interviewbeginn mit einem stabileren Hilfsmittel ausgestattet zu sein.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Abbildung&nbsp;3: Strukturierte Interviews ben\u00f6tigen mehr Zeit in der Ausarbeitung<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.002.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23591\" srcset=\"https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.002.jpeg 960w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.002-300x169.jpeg 300w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.002-768x432.jpeg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Jedoch birgt die Vorausplanung zwei potenzielle Vorteile f\u00fcr die Pr\u00fcfung. Erstens sorgt die Planung des Interviews tendenziell daf\u00fcr, dass in sp\u00e4teren Pr\u00fcfungsphasen weniger Zeit ben\u00f6tigt wird, insbesondere f\u00fcr die Analyse und Dokumentation. Wenn das Team beispielsweise einige geschlossene Fragen in das Interview aufgenommen hat (siehe Beispiel unten), sind die Antwortm\u00f6glichkeiten beschr\u00e4nkt.<\/p>\n\n\n\n<p><br><em>Hat Ihnen die Schulung die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der \u00dcberpr\u00fcfungen notwendigen Kompetenzen vermittelt?<\/em><\/p>\n\n\n\n<p><em>a. in gro\u00dfem Ausma\u00df<\/em><\/p>\n\n\n\n<p><em>b. in mittelm\u00e4\u00dfigem Ausma\u00df<\/em><\/p>\n\n\n\n<p><em>c. in geringem Ausma\u00df<\/em><\/p>\n\n\n\n<p>In solchen F\u00e4llen sind sowohl Analyse als auch Dokumentation der Fragen des Leitfadeninterviews stark vereinfacht, da die Antworten lediglich ausgez\u00e4hlt werden m\u00fcssen. Dar\u00fcber hinaus ist das Format eines Leitfadeninterviews flexibel: Das Team kann offene Fragen einbauen, wenn die Antworten im Vorfeld nicht so einfach zu antizipieren und kategorisieren sind.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein gr\u00f6\u00dferer Vorteil von Leitfadeninterviews ist jedoch, dass sie zu aussagekr\u00e4ftigeren Nachweisen und Pr\u00fcfungserkenntnissen f\u00fchren k\u00f6nnen. So w\u00fcrde die zentrale Erkenntnis in etwa wie die Aussage im linken Teil von Abbildung&nbsp;4 lauten, wenn die oben angef\u00fchrte Frage nicht zu einem Leitfadeninterview geh\u00f6ren w\u00fcrde:<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Abbildung&nbsp;4: Typische Erkenntnisse aus narrativen Interviews vs. Leitfadeninterviews<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.004.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23596\" srcset=\"https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.004.jpeg 960w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.004-300x169.jpeg 300w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.004-768x432.jpeg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Demgegen\u00fcber k\u00f6nnte das Pr\u00fcfteam den Nachweis viel genauer und aussagekr\u00e4ftiger anf\u00fchren, wenn es allen Befragten dieselbe Frage auf dieselbe Art gestellt h\u00e4tte, so wie in der Aussage im rechten Teil der Abbildung. Zus\u00e4tzliche Fragen in einem Leitfadeninterview k\u00f6nnten zu weiteren Erkenntnissen dar\u00fcber f\u00fchren, welche Teile der Schulung mangelhaft waren. Daher stellt das Format des Leitfadeninterviews f\u00fcr eine bescheidene Investition in die Ausarbeitungsphase im Vorfeld der Interviews die ideale Mischung \u201eaus beiden Welten\u201c dar.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\"><strong>Datenerhebungsinstrumente (auch bekannt als Analysedateneingabeformulare)<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die zweite Technik, die zu aussagekr\u00e4ftigeren Erkenntnissen f\u00fchren kann, ist der Einsatz eines DCI. Dabei handelt es sich um Dateneingabeformulare, die von Analystinnen und Analysten im Anschluss an die f\u00fcr die Pr\u00fcfung erarbeiteten Verfahren und Prozesse ausgef\u00fcllt werden. Viele Rechnungskontrollbeh\u00f6rden werden diese Hilfsmittel auf die eine oder andere Weise ohnehin schon einsetzen, aber die M\u00f6glichkeiten, Pr\u00fcfungen damit rigoroser zu gestalten, scheinen schier endlos. Eines der g\u00e4ngigsten mentalen Bilder eines Datenerhebungsinstruments ist eine Bauinspektorin mit einem Klemmbrett, die alle erforderlichen Punkte abhackt \u2013 wobei es heutzutage unter Umst\u00e4nden gel\u00e4ufiger ist, das Klemmbrett durch irgendein Tablet zu ersetzen.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese Art des Datenerhebungsinstruments kann f\u00fcr Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer von Nutzen sein, wenn sie Geb\u00e4ude, Lager oder sonstige physische Best\u00e4nde \u00fcberpr\u00fcfen, und sie dabei unterst\u00fctzen, auf alle f\u00fcr die \u00dcberpr\u00fcfung ausgew\u00e4hlten F\u00e4lle ein konsistentes Untersuchungsverfahren anzuwenden. Datenerhebungsinstrumente k\u00f6nnen jedoch auch verwendet werden, um die Begutachtung der von einem Ministerium bzw. Ressort zur Verf\u00fcgung gestellten Unterlagen rigoroser zu gestalten. Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer begutachten beispielsweise h\u00e4ufig Fortschrittsberichte oder Vertr\u00e4ge, um sicherzustellen, dass bestimmte rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Oft ist es m\u00f6glich, ein Datenerfassungsinstrument auszuarbeiten, mit dem Unterlagen konsistenter unter die Lupe genommen werden k\u00f6nnen. Wie bei den Leitfadeninterviews besteht auch hier ein Spannungsfeld zwischen zus\u00e4tzlicher Zeit in der Ausarbeitungsphase, die im Gegenzug dann zu einer einfacheren Analyse und aussagekr\u00e4ftigeren Ergebnissen f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n<p>Der Text auf der linken Seite stellt ein typisches Beispiel f\u00fcr eine Erkenntnis dar, wenn die \u00dcberpr\u00fcfung nicht strukturiert erfolgt ist. Wird hingegen ein Datenerhebungsinstrument verwendet und die Qualit\u00e4t der Unterlagen von den Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfern in drei Kategorien unterteilt, k\u00f6nnten die Erkenntnisse in einer Grafik wie auf der rechten Seite mit wesentlich h\u00f6herer Aussagekraft zusammengefasst werden.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Abbildung&nbsp;5: Typische Erkenntnisse aus unstrukturierten \u00dcberpr\u00fcfungen vs. Einsatz eines Datenerhebungsinstruments (DCI)<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"960\" height=\"540\" src=\"https:\/\/intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.005.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-23601\" style=\"aspect-ratio:1.7777777777777777;width:960px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.005.jpeg 960w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.005-300x169.jpeg 300w, https:\/\/www.intosaijournal.org\/wp-content\/uploads\/2023\/12\/8-Graphics-for-Power-Up-article_GER.005-768x432.jpeg 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 960px) 100vw, 960px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Ein weiterer Vorteil der Ausarbeitung eines Datenerhebungsinstruments durch das Pr\u00fcfteam besteht darin, dass sich s\u00e4mtliche zur rigoroseren Gestaltung der \u00dcberpr\u00fcfung unternommenen Schritte wahrscheinlich auf andere Arten auszahlen werden. Beispielsweise m\u00fcsste das Team genau kl\u00e4ren, welche Formulierungen gem\u00e4\u00df den Kriterien erforderlich sind, z.&nbsp;B. zu den spezifischen Bedingungen, die zu einer Einstufung als \u201eteilweise Dokumentation\u201c bzw. \u201evollst\u00e4ndige Dokumentation\u201c f\u00fchren w\u00fcrden. Diese Regeln w\u00fcrden zu einer konsistenten Anwendung der Kriterien beitragen und die interne Durchsicht vor der Ver\u00f6ffentlichung erleichtern. Diese Art der Genauigkeit w\u00e4re insbesondere von Nutzen, wenn die gepr\u00fcfte Stelle die Erkenntnisse beanstandet und Einsicht in die Methode verlangt. Ohne rigorose Entscheidungsregeln und eine klare Auswertung der Ergebnisse verlangt die gepr\u00fcfte Stelle unter Umst\u00e4nden eine Ab\u00e4nderung der Erkenntnisse. Mit einem Datenerhebungsinstrument und klaren Entscheidungsregeln steht das Pr\u00fcfteam einer Infragestellung der Methode sowie der Erkenntnisse jedoch wom\u00f6glich sogar positiv gegen\u00fcber.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fazit<\/h2>\n\n\n\n<p>Ein zentrales Element von Wirtschaftlichkeitspr\u00fcfungen besteht laut ISSAI darin, \u201eeine unabh\u00e4ngige und belastbare Stellungnahme oder Schlussfolgerung gest\u00fctzt auf <em>Pr\u00fcfungsnachweise<\/em> abzugeben\u201c. Daher sollten alle Schritte, die Pr\u00fcferinnen und Pr\u00fcfer des \u00f6ffentlichen Sektors setzen k\u00f6nnen, um aussagekr\u00e4ftigere Nachweise zu liefern, eine Priorit\u00e4t f\u00fcr Rechnungskontrollbeh\u00f6rden darstellen. Aus unserer Erfahrung mit US-amerikanischen und internationalen Rechnungskontrollbeh\u00f6rden geht hervor, dass ein gezielterer Einsatz von Umfragen sowie die h\u00e4ufigere Verwendung von Leitfadeninterviews und Datenerhebungsinstrumenten das Potenzial bergen, Pr\u00fcfungsnachweisen mehr Aussagekraft zu verleihen und den Wirkungsgrad von Rechnungskontrollbeh\u00f6rden zu maximieren.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Eines der Hauptmerkmale von Rechnungskontrollbeh\u00f6rden und Pr\u00fcfberichten ist die starke Gewichtung von Nachweisen zur Untermauerung der Erkenntnisse und Empfehlungen. Daher sollte s\u00e4mtlichen Techniken, die das Potenzial bergen, diesen Nachweisen mehr Aussagekraft zu verleihen, hohe Priorit\u00e4t einger\u00e4umt werden. 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