Effizientere Prüfungen der Rechnungsführung: ein Bericht anstelle von 27

Autorin: Laila Kikuste

Einleitung

Als Reaktion auf die öffentliche Nachfrage und globale Trends leitete die Oberste Rechnungskontrollbehörde Lettland (ORKB Lettland) die bedeutendste Umgestaltung ihres Prüfungsbetriebs in den letzten zwei Jahrzehnten ein.

Für mehr Effizienz und eine verstärkte Spezialisierung des Personals wurde der Prüfdienst für Prüfungen der Rechnungsführung in einer einzigen strukturellen Abteilung zusammengefasst. Zuvor wurden Prüfungen der Rechnungsführung in allen Prüfabteilungen durchgeführt. Diese Umstellung spiegelt das strategische Engagement wider, Prüfungsmethoden zu modernisieren, institutionelle Kompetenzen zu stärken sowie eine höhere Konsistenz, Qualität und Wirkung der Rechnungsführungsprüfungen zu gewährleisten.

Sie hat zur Folge, dass eine einzige Prüfung der Rechnungsführung durchgeführt und nur ein Prüfbericht erstellt wird. Dieser enthält einen Bestätigungsvermerk zum konsolidierten Rechnungsabschluss der Republik Lettland, der sich auf die Rechnungsabschlüsse aller Ministerien, zentralen staatlichen Institutionen, Gemeinden und abgeleiteten juristischen Personen öffentlichen Rechts bezieht.

Hintergrund

Gemäß dem ORKB-Gesetz und dem Gesetz über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement muss die ORKB Lettland jedes Jahr innerhalb der gesetzlichen Fristen Prüfungen der Rechnungsführung zu den Rechnungsabschlüssen der Ministerien und der Institutionen der Zentralregierung durchführen. Darüber hinaus muss die ORKB Lettland einen Prüfbericht sowie einen Bestätigungsvermerk zum konsolidierten Rechnungsabschluss des Staates abgeben und dem lettischen Parlament vorlegen.

Wie sah der bisherige Ansatz aus?

Jedes Jahr setzte die ORKB Lettland 13 Prüfungseinheiten für die Durchführung von Prüfungen der Rechnungsführung ein. Die ORKB verfügte über sechs Abteilungen, die wiederum in 17 Einheiten unterteilt waren. Das heißt, dass drei Viertel aller Einheiten an den Prüfungen der Rechnungsführung beteiligt waren. Diese Prüfungen dauerten in der Regel vom Sommer oder Herbst eines Jahres bis zum April des Folgejahres. Aus den Prüfungen der Rechnungsführung gingen 27 Prüfberichte hervor: 14 zu den Rechnungsabschlüssen der Ministerien, zwölf zu den Rechnungsabschlüssen der Institutionen der Zentralregierung und einer zum konsolidierten Rechnungsabschluss des Staates. Insgesamt wurden 27 Prüfberichte und Bestätigungsvermerke erstellt. Parallel zu den Prüfungstätigkeiten im Bereich der Rechnungsführung führten die beteiligten Einheiten auch Wirtschaftlichkeitsprüfungen sowie Prüfungen der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit durch.

Warum wurde die Umstellung vorgenommen?

Die ORKB Lettland begann, über Änderungen des Prüfungsverfahrens für Prüfungen der Rechnungsführung nachzudenken, da die jüngsten Ergebnisse der Prüfungen der Rechnungsführung nahelegten, dass sich die Qualität der von den Ministerien und Institutionen der Zentralregierung erstellten Rechnungsabschlüsse verbessert hatte. So hatte sich beispielsweise die Anzahl der von der ORKB Lettland abgegebenen uneingeschränkten Bestätigungsvermerke zur Richtigkeit der Rechnungsabschlüsse stabilisiert, ebenso wie die Anzahl der Prüfberichte, bei denen die ORKB keinerlei Mängel bei der Erstellung feststellte. In den letzten drei Jahren wurden pro Jahr nur bei zwei oder drei von 26 Bestätigungsvermerken erhebliche Fehler oder Einschränkungen im Hinblick auf den Umfang der Rechnungsabschlüsse, deren genauer Betrag nicht ermittelt werden konnte, aufgezeigt. Im Durchschnitt stellte das Prüfungspersonal in 63 % der Fälle keinerlei Probleme fest, die in einen Prüfbericht aufgenommen werden mussten (Prüfberichte ohne Erkenntnisse). Diese Verbesserungen gehen auf die Zusammenarbeit zwischen den Ministerien, den Institutionen der Zentralregierung und der ORKB Lettland zurück. Etwa 95 % der von den Prüferinnen und Prüfern ermittelten Fehler werden im Rahmen der Prüfung der Rechnungsführung korrigiert oder behoben. Es wird erwartet, dass diese Methode weiterhin Anwendung findet.

Darüber hinaus haben Finanzverwaltung und staatliche Institutionen in den letzten Jahren eine Reihe von Maßnahmen ergriffen, um viele wichtige Empfehlungen umzusetzen, darunter die Verbesserung des regulatorischen Rahmens durch die Übernahme eines wesentlichen Teils der Internationalen Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor (International Public Sector Accounting Standards; IPSAS) und die Verbesserung jener Verfahren, die Voraussetzungen für ein gut organisiertes internes Kontrollsystem sowie die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungsabschlüssen darstellen. Zudem setzt die Finanzverwaltung gerade ein Projekt zur Zentralisierung der Rechnungslegung staatlicher Institutionen um.

Die Anzahl der Empfehlungen, die bei Prüfungen der Rechnungsführung abgegeben wurden, ging in den letzten Jahren ebenfalls zurück. Im Rahmen ihrer Beurteilung des Rechnungsabschlusses 2021 sprach die ORKB Lettland 20 Empfehlungen für Verbesserung aus; im Jahr 2022 waren es 21 Empfehlungen. Dies ist eine relativ geringe Zahl im Vergleich zum Zeitraum 2016 bis 2020, in dem insgesamt 180 Empfehlungen abgegeben wurden.

Auch internationale Erfahrungen zeigen, dass die Zentralisierung des Prüfdiensts für Prüfungen der Rechnungsführung in einer einzigen ORKB-Abteilung zu positiven Ergebnissen führen kann, unter anderem zu mehr Konsistenz und Effizienz.

Die oben genannten Tatsachen waren ausschlaggebend für die ORKB Lettland, ihren Ansatz für Prüfungen der Rechnungsführung zu überprüfen und zu optimieren. Ziel dabei war, die Richtigkeit der Rechnungsabschlüsse mit geringerem Ressourceneinsatz zu gewährleisten und die eingesparten Ressourcen auf Wirtschaftlichkeitsprüfungen zu verwenden.

Wie erfolgten die Änderungen?

Formal dauerte der gesamte Prozess von Juni 2022 bis Mai 2025; in der Praxis begann er jedoch schon viel früher mit Durchführbarkeitsstudien, Diskussionen und Schätzungen.

Im Zeitraum von Juni 2022 bis Mai 2025 mussten das ORKB-Gesetz geändert und anschließend die entsprechenden internen Vorschriften angepasst werden. Insgesamt waren folgende Maßnahmen erforderlich:

(1) Änderung des Prüfungsansatzes, einschließlich einer Überarbeitung der Wesentlichkeitsschwellen und Prüfungssicherheitsgrade sowie einer Änderung der Methode zur Festlegung des Prüfungsumfangs;

(2) Optimierung des Prüfungsverfahrens selbst, einschließlich der Zentralisierung möglichst vieler Prüfungsschritte und -verfahren sowie der Standardisierung der Prüfprogramme;

(3) Durchführung struktureller Veränderungen, einschließlich Personalrotation und -spezialisierung.

Im Rahmen der Optimierung des Prüfungsverfahrens wurden erhebliche Anstrengungen unternommen, um die Prüfprogramme zu standardisieren und automatisierte Lösungen für die Datenanalyse zu entwickeln. Es wurden viele interne Arbeitsgruppen mit Prüferinnen und Prüfern der ORKB Lettland gebildet, deren Arbeit in der Entwicklung von acht standardisierten Prüfprogrammen und sieben automatisierten Datenanalyseinstrumenten gipfelte. Außerdem wurden drei Prüfungstools von einem externen Programmentwickler erworben. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das Team mit einem einheitlichen Ansatz arbeitet und ein größeres Datenvolumen bewältigen kann.

Ebenso wichtig war die strukturelle Reform der ORKB, bei der die bisherige Struktur, in der 13 Einheiten mit Prüfungen der Rechnungsführung befasst waren, zu einer einzigen Abteilung mit drei Einheiten zusammengefasst wurde, die nun als einheitlicher Bereich für Prüfungen der Rechnungsführung fungiert. Während zuvor 93 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teilzeit oder Vollzeit und auf verschiedenen Ebenen, auch auf der Führungsebene, an den Prüfungen der Rechnungsführung beteiligt waren, sind derzeit 31 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Vollzeit damit befasst, darunter vier in Führungspositionen.

Gewonnene Erkenntnisse

Die Prüfungen der Rechnungsführung werden von einer einzigen Abteilung durchgeführt, die aus drei Einheiten besteht und als einheitlicher Prüfungsbereich fungiert. Nach Abschluss der Prüfung wird ein einziger Bericht erstellt, der auch den Bestätigungsvermerk enthält. Unsere Erkenntnisse waren:

1. Zeit ist wichtig. Wesentliche Änderungen der Organisationsstruktur und -verfahren erfordern Zeit, um erfolgreich umgesetzt werden zu können, da sie nicht nur Verfahrensanpassungen, sondern im gesamten Unternehmen auch veränderte Denkweisen, Rollen und andere Arten der Zusammenarbeit nach sich ziehen. Darüber hinaus wirken sich diese Änderungen auf externe Stakeholder aus und erfordern Abstimmung mit diesen, unter anderem wegen erforderlicher Gesetzesänderungen – ein Prozess, der naturgemäß zeitaufwändig ist.
2. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind wichtig. Es ist von entscheidender Bedeutung, offen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu kommunizieren und ihnen die bevorstehenden Veränderungen ausführlich zu erklären, um Unsicherheiten und Missverständnisse zu vermeiden. Wenn auf Bedenken eingegangen und ein transparenter Dialog gefördert wird, kann sichergestellt werden, dass alle auf dem gleichen Stand sind. So kann letztendlich die Anzahl qualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche die Institution womöglich aus Unsicherheit verlassen, reduziert werden. Ebenso wichtig war die aktive Einbindung der Belegschaft in die praktischen Aspekte der Umstellung. Die Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Aktivitäten wie der Standardisierung der Prüfprogramme ermöglichte ihnen, den Zweck der Veränderungen zu akzeptieren und besser zu verstehen sowie die Vorteile dieser Veränderungen zu erkennen. Erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unser höchstes Gut. Ihr Wissen und ihre Fachkompetenz spielen eine zentrale Rolle für die erfolgreiche Bewältigung dieser Umstellung.
3. Ressourcen sind wichtig. Durch die Umsetzung der Veränderungen können wir mehr Ressourcen für Wirtschaftlichkeitsprüfungen sowie Prüfungen der Ordnungs- und Rechtmäßigkeit bereitstellen und die Ressourcen für Prüfungen der Rechnungsführung effizienter nutzen.
4. Innovation ist wichtig. Die Standardisierung von Prüfprogrammen und die Entwicklung automatisierter Datenanalyselösungen stellen einen wichtigen Schritt dar, um Effizienz und Präzision zu erhöhen. So wird gewährleistet, dass größere Volumina wirksamer geprüft werden können, während die Konsistenz gewahrt bleibt und alle Teams mit einem einheitlichen Ansatz arbeiten können. Diese Modernisierung optimiert nicht nur das Verfahren, sondern steigert ebenfalls die Gesamtqualität der Prüfungen.

Diese herausfordernde Umstellung war der Beginn eines neuen Kapitels, das wir am 1. Mai 2025 aufgeschlagen haben. Unverändert bleibt jedoch, dass wir uns stark für Fortschritt einsetzen und durch unsere Arbeit einen Mehrwert zum Wohle der Gesellschaft schaffen.